Nos conseils pour organiser des évènements pour la saison à venir !

L'événementiel représente une source importante de revenus et permet de lisser la saisonnalité. Quelques conseils en ce début février des choses à faire pour être fin prêts pour la saison des séminaires et autres mariages !

Côté séminaires, les entreprises recherchent des lieux particulièrement beaux avec des activités enrichissantes à offrir aux salariés. La tendance est aux lieux moins ostentatoires et aux évènements plus restreints avec une recherche de lieux engagés dans des démarches durables, l'importance de la nature, notamment. En ce qui concerne les événements du type mariages qui contribuent à la croissance des revenus des hôteliers, traiteurs et restaurateurs, c'est une clientèle généralement plus attirée par des boutique hôtels ou les lieux avec du caractère que par des gros porteurs positionnés affaires.

 

Nous vous livrons quelques pistes et rappels pour anticiper la saison des événements que vous allez accueillir dans vos établissements ou pour lesquels vous allez travailler.

 

Mettez en place la bonne organisation pour mieux gérer les événements de A à Z

Formez la personne qui sera dédiée à l'évènementiel afin de montrer aux clients ou aux prestataires que vous êtes 100% à l'aise avec les aspects techniques ou avec certaines contraintes inhérentes à l’accueil de séminaires. De même, faites le point sur vos prestataires et fournisseurs afin de voir si vous pourrez répondre de manière fiable à toutes les demandes. Il s'agira enfin de penser à tous les cas de figures en mettant en place une organisation adaptée (en interne ou avec l'aide de partenaires) : suis-je sûr de pouvoir traiter les demandes de devis en 24 heures maximum ? Comment je fais pour proposer des chambres dès 9h dans le cadre de l'accueil d'un séminaire ? Quelle solution de transport je peux proposer aux invités d'un mariage ?

 

Check-up des équipements afin que vous puissiez accueillir mariages et séminaires d'entreprises sans accroc

Deux axes essentiels à suivre en parallèle. Recenser les atouts de votre établissement afin d'établir ce qui manque (en termes de matériel vidéo par exemple, Victoria Digital peut vous aider) et faire le check-up de vos installations évènementielles, des contrôles sécurité et incendie (avec Desautel, Eurofeu par exemple), des normes hygiènes (et lutte contre les nuisibles, on pense bien sûr aux punaises de lit) avec Rentokil Initial, Ecolab), des installations électriques, systèmes de cuisson ou système de climatisation (Socotec), etc.

 

Il est temps d'ajuster son offre évènementielle

En analysant les demandes et évènements de l'année précédente, pour serez en capacité de mettre en avant dans vos communications ce qui a été le plus demandé et apprécié par les clients : originalité, accessibilité, matériel, services pour les enfants, etc. Sur la même base, affinez votre offre en prévoyant le maximum de personnalisation car c'est ce que les organisateurs ou participants recherchent : de la signalétique, la privatisation du lieu, des menus spéciaux incluant les régimes éventuels, la souplesse des horaires repas, la privatisation de certains lieux, etc. Et particulièrement pour les mariages, préparez vos offres packagées que les clients et les wedding planners apprécient : chambres, restauration, réception, cocktail, décoration, la musique, avec des niveaux d'options différents.

 

Sans oublier l'amont, à savoir des démarches commerciales qui vont vous permettre de vous faire connaître pour votre capacité à accueillir toute sorte d'événements. Quelques exemples :

· Peaufinez votre stratégie de tarification, en fonction de votre analyse de l'année précédente (proposer des tarifs moins chers de 20% pour un mariage le vendredi/lundi, établir une grille de tarifs hors saison pour les mariés qui misent sur une période moins prisée).

· Organisez une journée porte ouverte pour tous ceux qui peuvent faire office de prescripteurs : les organisateurs d'évènements, les administrations et mairies, la CCI, les wedding planners, vos collègues hôteliers qui peuvent manquer de chambres, les traiteurs connus de la région, les entreprises de proximité notamment. A minima, envoyez-leur une newsletter dédiée.

· Faites une rétrospective sur vos réseaux sociaux ou sur votre site web des évènements organisés l'année précédente pour montrer la diversité de ce que vous pouvez proposer, ou envoyez une newsletter sur le même principe à tous ceux qui sont venus pour des évènements (le bouche à oreille marche bien comme moyen de prospection, au sein des différents départements de entreprises comme au sein du cercle des invités à un mariage).

 

Mais c'est aussi le bon moment pour aller à la rencontre des vignerons, goûter leurs productions dans le but de challenger votre carte des vins et la mettre au goût du jour. Ou alors de faire appel aux fournisseurs Laplace et Vins Richard qui ont une large offre, et de qualité, à vous proposer. Il convient de noter que le sans alcool prend de l'ampleur, notamment auprès des plus jeunes. Alors prévoyez bien votre carte en conséquence, et sachez d'ailleurs qu'il existe des vins sans alcool.

 

Entegra et tous les fournisseurs référencés qui sont des experts de tous ces domaines répondent également présents pour vous accompagner sur ces sujets en termes d'offre, de nouveaux produits ou équipements à trouver, de travaux à engager. Contactez votre interlocuteur dédié !